複合機のメールの初期設定について

複合機ではスキャンした紙の書類などをEメールで送ることができ、FAXのように簡単な操作だけで送信することが出来るのがメリットです。FAXでは送りにくかったカラーの書類を添付ファイルとして送ったり、パソコンを通さずにそのまま送れます。

個人情報の漏えいを防ぐ為の設定もあり、間違えて他の人に送ってしまったときでもデータを見られないように設定することも可能です。そこで複合機のメールの初期設定ついて詳しく紹介します。

目次

1.複合機にメールアドレスを設定する

複合機にメールアドレスを設定する
まずメールの設定をする前にIPアドレスなどを複合機に設定します。複合機の最初の画面の設定や初期設定のアイコンを押して、設定画面に進みます。インターフェイス設定のボタンを押して、本体IPv4アドレスの変更を行う順番です。

IPアドレスは複合機の機種によって違うので説明書や公式サイトの指示に従って入力します。あらかじめアドレスが設定されている機種はそのままにしておきます。次にサブネットマスクの変更を押して番号を入力し、設定や確定を押します。IPv4ゲートウェイアドレスをクリックして操作パネルで番号を入れて間違いが無ければ設定や確定にするやり方です。

さらにDNS設定の画面に移り、DNSサーバーのIPv4アドレスを入れて接続テストを行います。サーバーとの接続が成功したらアドレスの設定は完了です。

アドレスを設定する前にメールを送受信するポートが有効になっているのか確認することも大切です。無効になっていたら複合機の認識ボタンを押して管理者のIDを設定して、必要なパスワードなども登録しておきます。

仕様設定でポート設定に進み、メールの送受信が無効になってるのを確認したら変更を押して有効や起動にしてメールが出来るようにしておくとスムーズです。

2.サーバーの設定や送信設定を行う

サーバーの設定や送信設定を行う
IPアドレスを登録したときのように初期設定や設定ボタンを押し、メールの送信設定をします。ファイル転送設定などを行ったらSMTPサーバーを選択してサーバー名やポート番号、SSLなどを変えます。各メーカーで指定しているSMTPサーバーの名前やIPv4のアドレスを入力してOKです。

ポート番号も指示に従って入力し、SSLは利用するを選択しておきます。入力した内容をチェックしたら接続テストをして接続していることを確かめるのも大事です。上手く接続出来ずにサーバーとの接続が失敗したと画面に出たら入力した情報が正しいか確認して、問題が無かった場合はメーカーに問い合せます。

サーバーの登録をしたら次は送信者の設定をして誰がメールを送ったのか分かるようにするのです。設定をしておけば自動的に登録者のアドレスが送信アドレスになるので、いちいち送信者を選択する手間が省けます。

ホーム画面からファイル転送設定に移り、管理者メールアドレスを選択して登録者のアドレスを入れるだけです。毎回送信者を選択する必要が無ければ送信者名自動指定を選びます。管理者のアドレスを入力するときには間違いが無いかよく確認して設定するとトラブルを防げます

3.宛先を登録してメールを送る

宛先を登録してメールを送る
Eメールの宛先を事前に登録しておけばスキャンした書類を宛先のメールアドレスに簡単に送ることが出来るのです。複合機のアドレス帳に登録してすぐに送信出来る設定をすると作業も楽になります。

ホーム画面や設定画面からアドレス帳管理の画面を出して、新規のアドレス登録をします。名前や読み仮名、登録番号やメールアドレスなど必要な情報を入れます。メールアドレス使用対象の設定ボタンがあったらメールの宛先を選択してメールが使えるようにするのです。全ての宛先を登録したらホーム画面からメール送信の画面に移動してきちんとアドレスが表示されるか確認しておくと安心です。

必要な設定が終わったら複合機からメールが使えます。送りたい原稿を複合機にセットしてスキャンをします。メールタブを選択して送りたい相手を選んだらスタートを押すとメールが送られる手順です。情報漏えいを防ぐやり方で送りたいときにはスキャンした文書を暗号化します。

メーカーが提供するデバイス証明書を発行して貰って複合機にインポートするとメールを送信するときに署名が必要になるのです。電子署名が出来ると特定の人物しかメールを開けなくなるので、情報の漏えいや改ざんを防げるのです

4.まとめ

複合機にあらかじめメールの設定をしておくと必要なときにすぐに送れるのが嬉しいポイントです。社内のLAN環境なども利用すれば自分のパソコンにファイルを送ることもでき、資料として保管も出来るのが魅力です。

複合機にIPアドレスを登録して、メールを送る相手と自分のメールアドレスを設定すればすぐに使い始められます。設定で分からない部分があったら説明書を見返したり、メーカーの担当者に問い合わせることも重要です。

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